1. Jenis dokumen. Putuskan dokumen atau data apa saja yang mau didigitalisasikan, ingat, makin banyak dokumen yang mau dikonversi, makin besar pula ruang penyimpanan data yang dibutuhkan. Tentu, bukan ukuran dimensinya, tapi besarnya kapasitas penyimpan magnetik atau optik. Makin besar, makin mahal pula, dan makin banyak dana yang harus dikeluarkan.
2. Jadwal pekerjaan. Buat urut-urutan pekerjaan, misalnya mulai dari data/dokumen yang sudah sangat lama (yang sudah mulai rusak untuk langkah penyelamatan) hingga data terbaru. Atau dari yang paling kecil datanya, sehingga makin banyak pula jumlah dokumen yang bisa disimpan. Atau urutan lain sesuai selera masing-masing.
3. Tempat penyimpanan. Pilih media penyimpan, apakah disimpan dalam sarana tetap seperti hard disk komputer/server penyimpan, atau portable hard disk dan sebagainya. Untuk organisasi yang besar, tentusaja membutuhkan server khusus yang kapasitasnya hingga terrabyte.
4. Cadangan/Backup. Jangan lupa, siapkan cadangan untuk recovery kalau penyimpanan utama rusak. Bisa berbentuk CD atau bentuk lain yang bisa disimpan di suatu tempat dalam jangka waktu yang sangat lama. Tentukan, kapan saja data atau dokumen akan dibuat cadangan atau backupnya. apakah setiap 2 hari sekali, atau setiap minggu. Ingat proses pencadangan juga membutuhkan waktu, jadi jangan terlalu seringlah. Ntar kerjaan yang lain terganggu.
5. Otorisasi. Tentukan juga, siapa saja yang bisa membuka data atau dokumen yang sudah dikonversi. Tentukan batas-batas otorisasi; hanya membuka/membaca, merubah atau sampai dengan menghapus data.
6. Peralatan. Pilih peralatan untuk merubah dokumen anda, menjadi dokumen digital. Banyak sekali peralatan yang tersedia di pasaran, namun yang paling simple, cepat dan memiliki banyak kemudahan (user friendly), mungkin bisa anda coba disini.
7. Mulai digitalisasi dengan contoh langkah-langkah disini.
Digitalisasi Sekolah
Digitalisasi Perkantoran
Digitalisasi Perpustakaan
Digitalisasi Pribadi
ARTIKEL TERKAIT:
Digitalisasikan Duniamu
Mengapa harus Digital?
Peralatan-peralatan Pendukung Digitalisasi
Digitalisasikan Duniamu
Mengapa harus Digital?
Peralatan-peralatan Pendukung Digitalisasi
Share this article on:
0 comments:
Post a Comment