Proses Bisnis adalah tulang belakang dalam organisasi Anda dimana file dan dokumen mengalir diantaranya. Sementara alat SHARPDESK yang memungkinkan Anda dengan mudah mengelola dokumen, tidak menyediakan cara untuk mengirim dokumen ke sebuah alur kerja.
Dokumen hanya dapat dikirim melalui e-mail, faks atau mencetak, dan hal ini dapat menghasilkan banyak salinan dokumen berlebihan yang bertebaran di e-mail inbox, dimana pengguna tidak dapat mencari pada posisi mana dokumen yang memerlukan approval, sedang berada pada satu waktu ketika proses bisnis sedang berjalan.
Dokumen hanya dapat dikirim melalui e-mail, faks atau mencetak, dan hal ini dapat menghasilkan banyak salinan dokumen berlebihan yang bertebaran di e-mail inbox, dimana pengguna tidak dapat mencari pada posisi mana dokumen yang memerlukan approval, sedang berada pada satu waktu ketika proses bisnis sedang berjalan.
Tanpa ada cara untuk melacak jika dokumen tersebut disetujui tepat waktu, atau siapa yang bertanggung jawab untuk perubahan, alur dokumen dapat dengan cepat menjadi kekacauan.
QuickFlows menjembatani kesenjangan ini dengan integrasi erat dengan SHARPDESK untuk memberikan
link yang hilang: Alur kerja yang cerdas mengatur rute dokumen Anda dari satu pegawai ke pejabat yang berikutnya untuk mendapatkan persetujuan. Quickflows mendukung penggunaan dua metode: "Sharpdesk untuk alur kerja "dan" Scan untuk alur kerja "(lihat ilustrasi di bawah).
QuickFlows menjembatani kesenjangan ini dengan integrasi erat dengan SHARPDESK untuk memberikan
link yang hilang: Alur kerja yang cerdas mengatur rute dokumen Anda dari satu pegawai ke pejabat yang berikutnya untuk mendapatkan persetujuan. Quickflows mendukung penggunaan dua metode: "Sharpdesk untuk alur kerja "dan" Scan untuk alur kerja "(lihat ilustrasi di bawah).
MENINGKATKAN NILAI INVESTASI SHARPDESK ANDA
Sistem alur kerja QuickFlows
terintegrasi erat dengan SHARPDESK, sehingga akhir-pengguna dapat dengan mudah memulai alur kerja dengan menyeret dan menjatuhkan (drag & drop) file ke dalam tombol QuickFlows tanpa meninggalkan antarmuka SHARPDESK.
Anda juga dapat mengatur kiriman Anda dan permintaan persetujuan tanpa meninggalkan interface SHARPDESK, seperti yang ditunjukkan gambar disamping ini:
Dengan melekatkan diri pada sharpdesk, maka tidak diperlukan lagi training khusus tentang Quickflows jika karyawan telah terbiasa menggunakan sharpdesk.
Setelah sebuah alur kerja dimulai, dokumen disalurkan sepanjang alur kerja yang dipilih, dikirim ke berbagai orang yang bertanggung jawab untuk approval. Pengguna secara otomatis akan diberitahu melalui e-mail ketika tiba giliran mereka untuk menyetujui, dan pengingat otomatis dikirimkan ketika pengguna terlambat untuk menyampaikan aksi mereka.
Salah satu aspek yang paling menantang dari penyebaran alur kerja dalam lingkungan perusahaan adalah membuat orang untuk menggunakan perangkat lunak baru. Pada kenyataannya, kebanyakan sistem alur kerja membuatnya begitu menyusahkan bagi end-user untuk mengirimkan dokumen ke sebuah alur kerja karena mereka lebih suka hanya mengirimkannya sebagai lampiran e-mail.
Sebagai contoh, sebagian besar memerlukan sistem alur kerja pengguna lain untuk secara terpisah membuka browser baru dan serangkaian langkah-langkah membosankan untuk browsing dan melampirkan file untuk memulai sebuah alur kerja.
Hubungan yang kuat antara SHARPDESK dan QuickFlows sebenarnya memudahkan bagi organisasi Anda untuk secara bertahap melangkah ke fase berikut dan mengadopsi alur kerja elektronik. Pertimbangkan perbandingan langkah-langkah yang diperlukan untuk menyerahkan alur kerja antara QuickFlows dan sistem alur kerja lainnya.
Ini juga akan memudahkan pengguna akhir untuk cepat mengadopsi perangkat lunak dengan sedikit usaha untuk pelatihan yang diperlukan. Screenshot berikut menunjukkan bagaimana hal ini dapat dilakukan dalam lingkungan SHARPDESK.
Gambar di bawah menunjukkan apa yang terjadi bila Anda men-drag file (yang telah disampaikan kepada instansi 3 alur kerja) ke ikon QuickFlows dalam SHARPDESK.
Dengan contoh diatas, Anda dapat melihat semua keterangan terkait dengan pengajuan seperti tanggal penyerahan, nomor pengajuan, siapa yang diajukan oleh dan di mana pengiriman dalam alur kerja saat ini, semua tanpa meninggalkan SHARPDESK. Hal ini digambarkan melalui screenshot di samping ini
Visibilitas Dokumen adalah penting - dengan sistem kerja di tempat, akhirnya End-User dapat dengan mudah dan sangat cepat mendapatkan akses ke jejak aliran dokumen dalam SHARPDESK itu sendiri!
Ini menjadi berbagai manfaat di tempat kerja, yaitu:
Ini menjadi berbagai manfaat di tempat kerja, yaitu:
1.Peningkatan transparansi dokumen workflow - semua orang yang terlibat dalam proses bisnis akan tahu persis di mana pengajuan dokumen tertentu di dalam alur kerja.
2. Akses cepat dan efisien untuk informasi alur kerja dari SHARPDESK.
3. Kemudahan penggunaan - tidak perlu login ke portal - hanya drag dan drop file tersebut ke ikon QuickFlows lagi untuk memeriksa statusnya.
"TANAMKAN AKUNTABILITAS DI KANTOR ANDA, MULAI DARI SHARPDESK (GRATIS*)"
Dengan aliran email tradisional, end-user akan men-download file, membuat perubahan, dan kemudian mengirim ulang keluar melalui e-mail ke orang berikutnya dalam proses. Saat dokumen ini melewati beberapa tingkat pengguna, akan menciptakan transparansi bagi semua orang, siapa saja yang melakukan perubahan pada dokumen.
Mengirim dokumen dan file melalui e-mail tradisional juga menciptakan masalah dalam versi dokumen yang berbeda di dalam e-mail. Ketika seseorang perlu menggali versi tertentu dari dokumen, tugas ini bahkan lebih sulit karena tidak ada yang tahu siapa manajer yang mengubah bagian apa dari dokumen, dan yang mana dokumen versi terbaru.
Dengan QuickFlows masalah ini diatasi secara elegan dengan tidak pernah menghapus atau mengganti versi dokumen aslinya. Sebagai dokumen yang bergerak dari pengguna 1 ke pengguna lain dalam alur kerja, perubahan yang dibuat harus melalui proses login, dan dokumen baru disimpan sebagai dokumen yang terpisah versinya. Seorang pengguna dapat dengan mudah mengakses salah satu versi lama dengan melihat tabel berikut dalam catatan alur kerja pengiriman.
Fitur ini dapat memberikan manfaat berikut untuk organisasi Anda:1. Memanage perubahan dokumen perusahaan Anda
3. Peningkatan transparansi perubahan - semua peserta dalam alur kerja dapat melihat semua versi dokumen
Tempatkan penjelasan berbentuk file TIFF atau PDF dalam alur kerja
Setiap penjelasan yang disimpan pada file tersebut tidak mempengaruhi file asli, dan disimpan sebagai versi dokumen yang berbeda.
Kemampuan untuk menempatkan keterangan penjelasan selama perjalanan dokumen di sepanjang alur kerja, terutama ketika dokumen yang ada di SHARPDESK (biasanya TIFF atau PDF file), bisa discan dari Mesin Fotokopi/MFP SHARP. Bagian dari hasil scan dokumen yang tidak jelas, atau tidak terlihat, dapat diedit sepanjang alur kerja oleh pegawai admin, yang kemudian dapat memberikan keterangan lebih jelas tentang hasil scan dokumen sebelum dibawa ke pengguna tingkat eksekutif untuk diproses.
Catatan:
*) Sharpdesk diinstal secara gratis bagi pengguna mesin fotokopi (MFP) Sharp yang memiliki kemampuan scan.
ARTIKEL TERKAIT:
Daftar Program Pengolah Dokumen dan Teknologi Sharp
Quickflows, Sistem Pendukung Hierarki Jabatan dalam Alur Kerja (Bagian 2)
Dengan QuickFlows masalah ini diatasi secara elegan dengan tidak pernah menghapus atau mengganti versi dokumen aslinya. Sebagai dokumen yang bergerak dari pengguna 1 ke pengguna lain dalam alur kerja, perubahan yang dibuat harus melalui proses login, dan dokumen baru disimpan sebagai dokumen yang terpisah versinya. Seorang pengguna dapat dengan mudah mengakses salah satu versi lama dengan melihat tabel berikut dalam catatan alur kerja pengiriman.
Fitur ini dapat memberikan manfaat berikut untuk organisasi Anda:1. Memanage perubahan dokumen perusahaan Anda
2. Mudah mengecek yang data yang diperbaharui pada dokumen
Tempatkan penjelasan berbentuk file TIFF atau PDF dalam alur kerja
Setelah dokumen dimasukan kepada alur kerja, pengguna dapat dengan mudah menambah penjelasan yang diperlukan pada dokumen sepanjang alur kerja. QuickFlows memungkinkan anotasi ini disimpan sebagai lapisan dalam file / TIFF PDF, atau secara permanen "dibakar" ke file.
Setiap penjelasan yang disimpan pada file tersebut tidak mempengaruhi file asli, dan disimpan sebagai versi dokumen yang berbeda.
Kemampuan untuk menempatkan keterangan penjelasan selama perjalanan dokumen di sepanjang alur kerja, terutama ketika dokumen yang ada di SHARPDESK (biasanya TIFF atau PDF file), bisa discan dari Mesin Fotokopi/MFP SHARP. Bagian dari hasil scan dokumen yang tidak jelas, atau tidak terlihat, dapat diedit sepanjang alur kerja oleh pegawai admin, yang kemudian dapat memberikan keterangan lebih jelas tentang hasil scan dokumen sebelum dibawa ke pengguna tingkat eksekutif untuk diproses.
Catatan:
*) Sharpdesk diinstal secara gratis bagi pengguna mesin fotokopi (MFP) Sharp yang memiliki kemampuan scan.
ARTIKEL TERKAIT:
Daftar Program Pengolah Dokumen dan Teknologi Sharp
Quickflows, Sistem Pendukung Hierarki Jabatan dalam Alur Kerja (Bagian 2)
0 comments:
Post a Comment