Menyiapkan Perpustakaan Dokumen Sharepoint:
1. Pertama, arahkan ke portal Sharepoint di http://localhost dan login menggunakan account sign on Windows ketika diminta.
2. Anda harus dapat melihat halaman utama portal. Klik "View All Sites Content Link" di sebelah kiri.
3. Klik tombol "Create" disamping ini:
4. Pilih "Create New Document Library"
5. Beri nama pada Document Library ini "Invoices" dan klik tombol "Create" setelah menamakannya.
6. Sekarang Anda perlu menambahkan beberapa kolom ke perpustakaan dokumen Anda untuk menyimpan Faktur jumlah dan nama Nasabah untuk setiap dokumen. Dalam jendela perpustakaan Faktur dokumen, arahkan ke menu item Settings > Create Colomn.
7. Namakan kolom ini "Invoice Amount", dan atur jenis fieldnya ke field mata uang. Klik tombol OK untuk membuat field.
8. Ulangi langkah 7 di atas untuk field Nama Nasabah, tetapi atur jenis field untuk field nama pelanggan sebagai "Single Line Text".
9. Setelah melakukan ini, Anda harusnya dapat melihat 2 kolom dalam
Perpustakaan Dokumen "Invoices".
MERANCANG ALUR KERJA "INVOICE APPROVAL"
1. Anda sekarang siap untuk membuat sebuah alur kerja baru di Quickflows. Arahkan ke Portal Quickflows di http://localhost:81/Zukami
2. Login sebagai administrator, dan arahkan kursor ke tab "Setting". Pada tab ini, klik link "Document Workflow" di bawah submenu "Create".
3. Namai alur kerja ini "Invoice Approval Workflow", dan set Target untuk kedua Sharpdesk dan mesin fotokopi Sharp. Klik tombol "Next:Define a metadata" untuk melanjutkan.
4. Pada Jendela "Metadata List", buatlah field baru yang dinamai "Invoice Amt", dimana typenya diset sebagai "Currency".
5. Ulangi langkah ke-4 untuk field "Customer Name" dengan type fieldnya diset ke "Single Line Text".
6. Klik tombol Next step: Design the workflow untuk meneruskan.
7. Langkah pertama dari alur kerja mengharuskan Anda untuk menyerahkan dokumen ke seseorang (misalnya: Finance Manager) untuk mendapatkan persetujuan. Pada jendela "Workflow designer", anda harus terlebih dahulu membuat gelembung( buble) persetujuan. Klik gelembung "User Action" di sebelah kiri. Di halaman tindakan pengguna gelembung konfigurasi, pilih untuk mengirim kepada Manajer Keuangan. Klik tombol "Add to Workflow" ketika Anda selesai.
8. Anda harus membuat Buble untuk menyimpan dokumen ke Sharepoint. Pada jendela "Designer" klik buble "Save to Sharepoint".
9. Pada jendela konfigurasi Sharepoint buble, pastikan URL Portal Sharepoint Anda benar, dan kunci dalam account sign on Windows yang ingin Anda gunakan untuk logon ke Sharepoint. Domain / komputer bagian nama secara otomatis diisi untuk Anda. Silahkan isi di bagian nama pengguna.
10. Jika anda sudah selesai, klik tombol "Connect Now". Tombol ini akan langsung terhubung ke Sharepoint untuk mengambil daftar pustaka dokumen. Jika setelan Anda telah dikonfigurasi dengan benar, Anda akan melihat "Target document library field" berubah ke dalam daftar drop-down. Pilih dokumen perpustakaan"Invoice" (yang Anda buat sebelumnya di Sharepoint) dari daftar ini.
11. Bidang Target Folder memungkinkan Anda untuk menentukan folder yang menjadi tempat menyimpan dokumen. Sebagai contoh, jika Anda menetapkan My Folder \ ABC \ 123 di bidang ini, dokumen Anda akan disimpan ke dalam folder ini di perpustakaan dokumen Anda.
Harap perhatikan bahwa folder target secara otomatis dibuat dalam Sharepoint oleh Quickflows jika mereka tidak ada selama eksekusi workflow. Anda tidak harus secara manual membuat mereka ada dalam Sharepoint.
Jika Anda menginginkan, Anda juga dapat membuat Target Folder Quickflow menggunakan tag yang dinamis. Misalnya, jika Anda ingin menggunakan bulan berjalan sebagai bagian dari path folder tujuan, Anda bisa menentukan folder Target sebagai:Bila dokumen sudah disimpan dalam "document library", Ia akan disimpan di
My Folder\Month of March,
My Folder\Month of April,
My Folder\Month of February
...
Daftar tag Quickflows yang anda gunakan akan ditunjukan pada tabel berikut:
12. Selanjutnya, Anda perlu menentukan pemetaan antara metadata Quickflows dan kolom Sharepoint. Target Sharepoint Daftar Kolom menampilkan daftar semua kolom di perpustakaan dokumen yang dipilih. Pilih bidang Faktur Jumlah dari daftar ini.
Pada Data/Source Field, klik link "Pick" di sebelah kanan. Disini anda dapat memutuskan, field Quickflows Metadata yang ingin dipetakan.
Setelah itu, klik tombol "Add Field Mapping" untuk membuat Field Mapping ini.
13. Ulangi langkah ke-12 untuk membuat field "Customer Name", Pastikan untuk memilih "Customer Name" dari daftar Quickflows Metadata. Setelah anda selesai, seharusnya terlihat mapping sbb:
Perhatikan bahwa Anda akan mendapat kesulitan menentukan tipe nilai data di Field / Data Source daripada menggunakan link Pick. Sebagai contoh, jika Anda menetapkan ABC di bidang / Sumber Data untuk kolom nama Nasabah, teks ABC akan selalu disimpan dalam kolom dalam Sharepoint.
14. Klik tombol Tambahkan ke alur kerja untuk menambahkan gelembung ini. Sekarang Anda akan melihat layar berikut. Klik tombol "Save & Public Workflow" dan kemudian tekan tombol Finish.
MENJALANKAN ALUR KERJA
ARTIKEL TERKAIT:
Quickflows, Sistem Pendukung Hierarki Jabatan dalam Alur Kerja (Bagian 1)
Quickflows, Sistem Pendukung Hierarki Jabatan dalam Alur Kerja (Bagian 2)
Seting Driver dan Software-Software SharpQuickflows, Sistem Pendukung Hierarki Jabatan dalam Alur Kerja (Bagian 2)
0 comments:
Post a Comment